6 formas en que su empresa puede beneficiarse de una bandeja de entrada de equipo

6 formas en que su empresa puede beneficiarse de una bandeja de entrada de equipo

Una bandeja de entrada de equipo es una solución de gestión de correo electrónico que equipa a las empresas con la capacidad de administrar todos sus correos electrónicos orientados al cliente en una plataforma. Una sola bandeja de entrada permite a las empresas resolver tickets más rápido porque los equipos pueden ver quién está trabajando en qué.

En ausencia de un buzón simple, enviar correos electrónicos oportunos se vuelve difícil, lento y frustrante.

6 razones por las que su empresa necesita una bandeja de entrada compartida

Solo las mejores soluciones de administración de la bandeja de entrada del equipo conducirán a una mejor tasa de retención de clientes y un aumento en las ganancias, así que asegúrese de encontrar una con las siguientes características.

1. Una vista para todos los correos electrónicos

En lugar de separar su tiempo entre varios correos electrónicos, una sola bandeja de entrada le brinda una visión general total de todos los tickets de clientes y sus actualizaciones de estado. Sus agentes ahora pueden acceder y administrar todas las bandejas de entrada orientadas al cliente y asignar tickets a diferentes equipos e individuos.

El seguimiento de sus correos electrónicos también se vuelve simple. Una bandeja de entrada compartida hace posible la priorización de tickets y el trabajo en equipo colaborativo porque agiliza todo el proceso de atención al cliente.

2. Fomenta la transparencia del equipo

Cuando los correos electrónicos de su equipo están dispersos en varias direcciones, puede ser fácil para otros desviar la culpa sin diagnosticar el problema. Una bandeja de entrada compartida hace que esa situación sea prácticamente imposible porque crea transparencia a través del correo electrónico colaborativo y la emisión de boletos.

Para que esto funcione, todos los agentes de apoyo deben tener claridad sobre lo que debe hacer quién debe hacer. La delegación adecuada y la comprensión del proceso de soporte también mejoran el rendimiento.

3. Mensajería automatizada

Algunos clientes enviarán varios correos electrónicos a la vez porque no están seguros de si su equipo recibió sus mensajes. Al mismo tiempo, los clientes esperan que las empresas respondan en menos de una hora a sus correos electrónicos, confirmando aún más que necesita mensajes automatizados para mantenerse competitivo.

Una bandeja de entrada compartida permite a los equipos enviar un mensaje automatizado al instante que confirma que se recibió su correo electrónico y que un agente responderá a su comentario lo antes posible.

4. Entradas para dividir el complejo

Ningún agente podrá responder a todas las preguntas, pero cuando un boleto complejo llega a su bandeja de entrada, puede verse tentado a hacerlo. Sin embargo, si su agente no sabe la respuesta, puede proporcionar una respuesta incorrecta o tardar demasiado en responder. Ambos ejemplos no se reflejarán positivamente en su personal.

Una bandeja de entrada de equipo le da a sus agentes la capacidad de separar boletos complejos en boletos para niños pequeños y más manejables, que se pueden entregar a universidades que son expertas en un tema.

5. Restringir el acceso mediante la configuración de permisos

Un problema común que viene con una bandeja de entrada compartida es la seguridad. Afortunadamente, el administrador del sistema puede configurar fácilmente diferentes permisos y roles para cada usuario y organizarlos en equipos. Hacer esto también ayudará a todos a administrar sus roles, tareas y asignaciones.

Es posible que desee o no otorgar permiso para actuar en un boleto. Depende de su discreción, pero recomendamos bloquear los tickets cuando un usuario toma uno para evitar información conflictiva o confusión.

6. Organiza los correos electrónicos orientados al cliente

Una sola bandeja de entrada facilita a los administradores y administradores del sistema la administración de correos electrónicos. Dado que se puede acceder a todos los correos electrónicos y verlos en una pantalla, pueden organizar los tickets agregando etiquetas basadas en la urgencia, la prevalencia, el departamento, el tiempo de cantera, el agente y más.

La única manera de que su equipo se mantenga productivo es estableciendo un plan establecido. Cuando los gerentes organizan las colas, todos entienden lo que se debe hacer, lo que lleva a un equipo eficiente.

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